Minutas de la Reunión del Comité de Socios Celebrada el 26 de julio 2021 a las 15:00h
Atienden la reunión:
Ray Norris, Presidente (RN). Steve Cullen, Capitán y Secretario (SC). John Radcliffe (JR). Tom Richardson (TR). Martin Ingham (MI).
- Comienzo
RN comenzó la reunión y dio gracias a todos por atenderla.
RN dijo que estaba al tanto de la confusión y malentendido entre los socios en cuanto a la razón por la cual Catherine Shiels ya no estaba en el comité.
RN habló en persona con Catherine en su día para explicarle cómo y por qué su empleo en el Club hizo que no pudiera ser eligible a estar en el comité.
Ser un empleado del Club a la vez que siendo un miembro del comité presenta posibles conflictos de interés que pueden influir a acciones y/o decisiones tomadas en el comité y/o en su lugar de trabajo. En definitiva, está en contra de las Reglas del Club para un empleado formar parte del comité de socios.
RN pidió que se tomara nota que tanto él como todo el comité sienten mucho aprecio por Catherine y le agradecen enormemente su contribución durante los últimos 5 años. Le echarán de menos a Catherine en las reuniones.
Ha ocurrido mucho durante las últimas 5 semanas. El director general, Mike Munden, se ha jubilado el 30 de junio y Heather y Mike se mudarán a Reino Unido con sus 3 perros y al menos un gato. Por parte de todos los socios, al Comité le gustaría darles las gracias a ambos por sus esfuerzos por sacar a MGCC adelante desde tiempos difíciles hace 11 años y les deseamos una jubilación larga y feliz en Devon.
- Cambios en la Dirección en MGCC
Por el beneficio de los socios, el Comité sintió que tenemos el deber hacia los socios de proveerles con información acerca de los eventos que han ocurrido desde finales de junio y, por ello, pueden encontrar un resumen de lo ocurrido en los Apéndices de estas minutas.
- Laborales y Responsabilidades del Comité
Con el anuncio de los cambios en la Dirección del Club, el compromiso claro por parte de los propietarios para volver a situar el club en una trayectoria más de empresa y continuar con el modelo de membresías, se presenta ahora una oportunidad única para el comité para jugar un rol vital en ayudar a dar forma al futuro de MGCC.
SC presentó al comité un boceto de la estructura y labores actuales del comité seguido de una lista de propuestas para reorganizar el comité de una forma que fortalecería nuestro apoyo a los socios tal y como maximizar la colaboración con – y soporte de – el nuevo Equipo de Dirección. Haciendo esto, creemos que podemos ayudar al Equipo de Dirección cumplir con sus objetivos mientras que a la vez mejoramos la experiencia de los socios en el club. (Copias de la presentación adjuntas).
Se tomaron las siguientes decisiones:
El número de socios en el comité se mantiene en 6 por el momento.
La composición de los Subcomités será como sigue:
Subcomité de Greenes: SC & BH
Subcomité de Casa Club: RN & MI
Subcomité de torneos & handicap: JR & TR
RN y/o SC comentaran nuestras propuestas con el Equipo de Dirección con la intención de llegar a un mutuo acuerdo en cómo procederemos con los esfuerzos colaborativos sin distraer el tiempo y la energía del Equipo de Dirección de las metas prioritarias establecidas por San Francisco.
- Preparación de la Reunión Anual General de Socios (AGM)
La AGM está prevista para el 20 de octubre. Esto significa que la primera notificación debe enviarse antes del 8 de septiembre. Formularios de propuestas para nominaciones de candidatos al comité deben acompañar esta notificación.
Todos los miembros del comité actuales han expresado su deseo de continuar y, por ello, los 2 miembros del comité que más tiempo llevan en el comité deben retirarse por rotación según las Reglas del Club, pero pueden ejercer su derecho a buscar ser reelegidos en la AGM.
El puesto de presidente está limitado a 5 años como máximo y este tiempo expiraría de forma ordinaria en octubre 2021. Aún dicho esto, el comité sintió de forma unánime que la disrupción causada por el Covid y la pérdida de 2 torneos Día del presidente consecutivos, justifica que en la AGM se proponga que el término de RN debería extenderse por 1 año, hasta octubre 2022. SC preparará el papeleo necesario para su distribución el 8 de septiembre.
- Otros asuntos
a. MI preguntó si deberíamos tener una mujer en el comité.
Por supuesto, este es una pregunta razonable.
MI asked if we should not have a lady on the Committee. Se puede decir, que, si el perfil de socios en el Club fuera similar a muchos otros clubes, sino la mayoría de clubes en el Europa del Oeste, entonces la respuesta sería que por supuesto Sí. De hecho, en esas circunstancias, sería inconcebible que no tuviéramos al menos una mujer en el comité.
Siguiendo con el mismo punto, a pesar de que solo tengamos 3 o 4 Socias Anuales que están aquí todo el año, que participan activa y regularmente en las competiciones de socios y eventos – ni siguiera suficiente para tener una “sección de señoras” que podría organizar sus propias competiciones y eventos – hemos tenido de hecho 2 socias en el comité entre los años 2014 y 2021.
Actualmente, la única actividad organizada por y para las señoras son unas competiciones interclub en las que participan entre 3 y 6 señoras. Durante varios años, estas competiciones han sido organizadas estupendamente por Catherine Shiels y es el deseo del comité que Catherine esté de acuerdo de continuar a hacerlo para nuestras socias.
Ojalá un impulso nuevo en las membresías incremente el número de socios en general incluyendo un número más alto de señoras. Por supuesto, estaremos pendientes de esto y si llegáramos a un punto donde tenemos suficientes socias para tener una sección de señoras, entonces por supuesto que tendríamos presentación de esa sección en el comité.
Mientras tanto nuestra opinión es simplemente este: Todos los socios pueden tener un puesto en el comité – o llegar a ser presidente o Capitán del Club.
Todos los socios, dando igual su sexo, raza o creencia, pueden ser propuestos al comité por cualquier otro socio. Aquellos a los que se le nomine como candidatos al comité deben ser elegidos por los socios en la AGM (no solo por el comité). El comité confía en que los socios nominen a aquellos que ellos creen que pueden traer conocimientos apropiados, experiencia y habilidades al comité y, en la elección, voten por el que ellos creen que sea el más cualificado para el puesto sin tener en cuenta su sexo o cualquier otra característica inmutable.
b. El R&A y la USGA han publicado recientemente las concesiones obligatorias de Handicap según formato de juego – una tabla que aclara exactamente qué ajustes debe de hacerse para los formatos de juego. Obviamente debemos seguir estas directrices y por ello el 1 de agosto usaremos la concesión obligatoria del 95% para nuestras competiciones individuales medal y stableford. Se preparará una notificación para enviar a todos los socios.
c. Varios socios han preguntado acerca de cómo se hacen las partidas en las competiciones de socios de los miércoles. Durante casi tanto tiempo que podemos acordarnos, las partidas de los miércoles se han hecho en orden de handicap de acuerdo con esta regla escrita, pero en las últimas semanas esta regla no se ha seguido.
Se rectificará este asunto.
d. JR indicó que en algunos clubes el montante de premio en las Competiciones de Socios se entrega al bar o restaurante y después del anuncio de los resultados, los premios se añaden a las tarjetas de prepago de los ganadores para posteriores compras en el bar/restaurante. ¿Sería algo que se podría probar en MGCC? Aunque se ha sondeado esta idea con un número reducido de socios por el momento, creemos que podría ser una medida divisiva y por ello no debemos tomar una decisión ligera. Se cree que debemos posponer tomar la decisión hasta después de que el Sistema de tarjetas de prepago de socios de MGCC esté activo y funcionando sin problemas.
e. Ya que se ha nombrado a Bruce Hurley como vicecapitán electo, el comité ha acordado de forma unánime que Bruce debe estar en las reuniones del comité como un invitado hasta que su posición se confirme formalmente en la AGM.
f. SC anunció que la Liga Mixta de Interclub de verano se estaba disputando. Después de 3 de 6 vueltas completadas, MGCC está en lo más arriba de la tabla. La próxima vuelta será en MGCC (72 jugadores en total) y usaremos la misma empresa de catering como para el Día de la Independencia. SC se reunió con Monty y satu el jueves 18 de julio para planear este día importante.
- Fecha de la siguiente reunión.
3ª semana de agosto, fecha por determinar.
Apéndices adjuntos.
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- Appendix to Committee Meeting Minutes of 26th July 2021
Summary of Management Change Announcement & Subsequent Events
The announcement of MM’s retirement was made on 21 June. This announcement – and in particular the date of MM’s retirement of 30 June – took us a little by surprise, being at least 1 month before anticipated. The announcement included notice that after MM’s departure, there will not be a direct replacement for his position. Instead, there will be a management team consisting of Sandra, Satu and Monty each reporting to David Smith, the CEO in San Francisco.
Week commencing 28th June, David Smith and our owner, Ms Leslie Naify, visited the club to hold discussions with all the Management and Staff. They also kindly called an informal meeting with the Committee at which they briefed us on the roles & responsibilities of the new Management team and outlined their priorities over the coming months so that we can get the club up and running as quickly as possible. First, as far as Covid measures will allow, getting operations back to pre-Covid levels before looking to the future and how to build a thriving and profitable club, operated under sound business principles.
The highlights of the discussions were:
The Management structure will enable the team to focus on their clearly defined roles, responsibilities and objectives.
Monty, as Director of Golf Operations, will be responsible for managing the course condition & presentation as well as the Buggy Fleet. The Ground-staff will report to Monty, as will the Course Marshalls.
Sandra, Director of Finance & Admin, will, in addition to her existing finance, HR, admin & legal affairs responsibilities, oversee the F&B operations (i.e. the Restaurant, Bar & Buggy Bar)
Satu, Director of Sales & Marketing, will be responsible for the retail operation, golf reservations, relations with key partners in the tourism industry, marketing & promotion activities and Membership development.
As we all know, the worldwide governments’ responses to the Covid-19 outbreak have had a devastating effect on many businesses, including MGCC. Local lockdowns/curfews and international travel plans decimated pay-and-play golf revenues – historically around 80% of total golf revenue at MGCC. The Club was forced into a position where numerous staff had to be placed on the Government furlough scheme. As the short-term pandemic measures evolved from ‘a few weeks to stop the spread of the virus’ into long running travel bans and restrictions on drinking & dining in restaurants & bars. Ground-staff on furlough meant that there was only a skeleton crew working on the course, resulting in a noticeable deterioration in the condition of our course. For some other employees in the kitchen, in the bar/restaurant and among the course marshals, furlough became redundancy.
David Smith announced that Monty would be bringing back the full ground-staff team in early July and would immediately get to work on getting the course into good condition again; also, that the restaurant would re-open on 1 September. Prior to the reopening of the restaurant, the kitchen requires a professional (and very expensive) deep clean, a new menu will be created and a set of new systems deployed to introduce necessary management of all the processes in the F&B operation. The intention is to significantly grow the business of the restaurant in the future.
The Buggy Bar will be fully integrated into the F&B operation and run as an extension of the restaurant.
It was confirmed that the owners continue to support the idea of MGCC being a members’ club and not simply a pay-and-play course. Indeed, Satu has been assigned responsibility for developing and executing strategies to increase membership.
Given the many months of frustration – and some uncertainty about what the future may hold – this was all very positive news. Leslie and David attended the Independence Day event on 2 July. It was a great day and such a joy to have so many of us all together again after so long. 55 players participated in the golf competition and 84 attended the after-golf BBQ. David Smith addressed the gathering and provided a brief summary of the items mentioned above.
He also announced that he and Leslie will be coming back at the end of August to celebrate the ‘grand re-opening’ at the beginning of September.
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SAC Presentation to Committee 26 July 2021
